Macam macam Bahasa Bisnis

Dalam lingkungan bisnis, setiap kali Anda berbicara atau menulis, Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor ini. Salah satu hal pertama yang Anda butuhkan untuk memutuskan adalah cara Anda akan berkomunikasi. Anda memiliki sejumlah alat untuk memilih dari. Beberapa jenis utama adalah:

* Telepon atau konferensi / video calling
* Memo dan faks
* Agenda
* Email
* Surat
* Laporan
* Presentasi
* Iklan dan materi pemasaran

Masing-masing paling baik digunakan dalam konteks yang berbeda. Mari kita periksa pilihan ini.
1,Telepon atau konferensi / video calling
Percakapan telepon biasa biasanya satu-ke-satu. Lebih sering, ini terjadi ketika sebuah hubungan kerja yang telah ditetapkan, sehingga nada komunikasi ini dapat sedikit lebih informal atau akrab. Anda akan belajar lebih banyak tentang perbedaan antara formal dan informal cara alamat nanti dalam kursus ini.

Ada pengecualian tentu saja. Jika Anda menelepon klien baru atau kontak bisnis, seseorang Anda tidak akrab dengan atau jika Anda "dingin panggilan" (yang berarti memanggil seseorang yang Anda tidak tahu), maka penting untuk tetap formal dalam pendekatan Anda, dan tidak dapat over-akrab.

Sebagai tambahan, jika Anda berpartisipasi dalam konferensi atau panggilan video dengan lebih dari satu orang, penting untuk tetap resmi dan formal. Situasi ini sering terjadi, bukan rapat, dan harus diperlakukan dengan rasa yang sama formalitas sebagai rapat.

Yang penting untuk diingat adalah bahwa telepon, atau konferensi dan panggilan video berlangsung secara real time. Pertukaran informasi dalam situasi seperti ini sering memerlukan konfirmasi atau tindak lanjut dalam bentuk email, fax, hubungi laporan / menit atau lebih formal surat dan kontrak. Anda akan belajar lebih lanjut tentang kursus ini sebagai kemajuan.

2.Memo dan faks
Memo (singkatan untuk memorandum), biasanya komunikasi internal. Ini berarti bahwa mereka informasi bagi staf perusahaan di mana Anda bekerja. Mereka biasanya pesan singkat, staf menginformasikan tentang pertemuan yang akan datang, kebijakan perusahaan baru, janji baru atau bisnis baru bahwa perusahaan yang terlibat masuk

Demikian pula, faks adalah bentuk komunikasi pendek baik antara lokasi yang berbeda dari satu perusahaan atau dialamatkan kepada organisasi lain. Mereka harus mengambil bentuk surat singkat. Semakin, faks sedang digantikan oleh email.

3.Agenda dan menit / kontak laporan
Agenda dan menit, atau laporan hubungi potongan komunikasi yang dirancang untuk mempersiapkan dan kemudian catatan pertemuan dan rincian panggilan konferensi.

Agenda ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa pertemuan mencakup semua poin yang ingin membicarakan peserta, dan untuk memastikan bahwa poin diskusi yang diperlukan semua ditangani dalam waktu yang dijadwalkan untuk pertemuan. Agenda termasuk daftar orang-orang yang menghadiri pertemuan, apa yang akan dibahas, dan siapa yang akan memimpin masing-masing titik diskusi pada pertemuan. Mereka yang beredar di muka kepada orang-orang yang diundang ke pertemuan. Masing-masing dapat menyarankan hal-hal yang mereka ingin menambah agenda, dan versi terakhir ini kemudian dibagikan kepada peserta sehingga mereka tahu apa yang mereka butuhkan untuk mempersiapkan pertemuan.

Menit, atau hubungi laporan (bentuk lain dari menit), catatan diskusi yang terjadi dalam rapat. Biasanya mereka mengikuti berlari-urutan agenda. Mereka adalah alat penting untuk mencatat apa yang telah dibicarakan dan disepakati dalam rapat, yang bertanggung jawab untuk tindakan-tindakan yang timbul sebagai hasil dari diskusi ini dan tenggat waktu untuk tindakan-tindakan yang telah disepakati.

Tidak ada format yang tepat untuk menetapkan agenda dan menit, tetapi ada unsur-unsur tertentu yang harus muncul. Anda akan belajar lebih banyak tentang bagaimana menulis dokumen-dokumen tersebut dalam minggu-minggu mendatang.

4.Email
Email dapat menjadi bentuk yang paling menantang komunikasi karena mereka dapat baik formal maupun informal, untuk komunikasi internal dan eksternal (dalam perusahaan Anda atau ditujukan kepada orang-orang di luar perusahaan Anda.)

Beberapa email yang langsung beroperasi dengan panggilan telepon, dan memberikan tanggapan informal pendek dalam pertukaran informasi singkat. Lain menggantikan surat, kontrak, siaran pers dan lain-lain dan memerlukan formalitas, ketepatan dan hati-hati penyusunan.

Untuk setiap email yang Anda tulis, Anda harus tahu siapa yang akan membaca dan Anda harus memutuskan cara yang tepat dan formal itu harus. Hal ini tergantung pada fungsi dari setiap email - apa itu berusaha untuk berkomunikasi dan kepada siapa - seperti yang akan Anda lihat dalam unit yang akan datang.

5.Surat dan kontrak
Surat dan kontrak seringkali yang paling formal sarana komunikasi bisnis, dan yang paling tradisional.

Keduanya justru dimaksudkan untuk menyatakan rincian keputusan bisnis yang telah dibuat atau rincian penyelidikan bisnis. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan memutuskan untuk mempekerjakan seorang anggota staf baru, kandidat yang sukses akan menerima surat yang secara resmi menegaskan tawaran pekerjaan, dan akan menjelaskan secara singkat jabatan, peran dan tanggung jawab pekerjaan, membayar dan manfaat bahwa perusahaan akan menyediakan dan jam kerja. Demikian pula, jika sebuah perusahaan memutuskan untuk bekerja dengan perusahaan lain dan menggunakan layanan mereka, surat ini digunakan untuk mengkonfirmasi hal ini.

Sebuah kontrak adalah sebuah dokumen hukum yang memuat informasi ini secara rinci. Dengan menyetujui detail dalam kontrak, individu dan perusahaan setuju dengan persyaratan dan ketentuan dalam kontrak dan bertindak sebagai konfirmasi dari hubungan kerja, dan bagaimana hubungan itu dimaksudkan untuk beroperasi.

Surat juga dapat digunakan sebagai bisnis formal undangan. Calon untuk posisi kosong mungkin secara formal diundang untuk menghadiri wawancara, dan surat (dikirim baik melalui pos atau email) dapat digunakan untuk menjelaskan kapan dan di mana kandidat harus pergi, siapa yang mereka akan bertemu dan apa yang mereka mungkin diharapkan untuk melakukan sebagai bagian dari proses wawancara. Demikian pula, perusahaan mengirimkan undangan ke perusahaan lain untuk melakukan tender untuk bisnis, yang berarti bahwa sejumlah perusahaan yang diundang untuk mengajukan proposal yang menyediakan layanan mereka. Ini kadang-kadang disebut RFP, yang merupakan kependekan dari "Request for Proposal."

6.Laporan dan kertas-kertas putih
Laporan dan kertas putih adalah potongan-potongan komunikasi yang paling sangat mirip komunikasi akademik.

Banyak perusahaan diwajibkan untuk menerbitkan laporan secara berkala (setiap tiga, enam atau dua belas bulan) untuk menunjukkan kepada investor, stakeholder dan masyarakat bagaimana kinerja perusahaan. Hal ini dapat mencakup informasi keuangan, informasi tentang merger dan akuisisi (yang berarti apakah perusahaan telah bergabung dengan perusahaan lain - merger, atau apa perusahaan telah membeli - akuisisi - yang bisa berarti telah dibeli perusahaan lain, atau telah membeli pabrik baru, misalnya).

Sering ada aturan ketat tentang laporan apa yang harus menunjukkan dan bagaimana mereka harus menampilkan informasi. Sebagai contoh, departemen pemerintah memerlukan rincian yang tepat tentang perusahaan pengeluaran dan pendapatan untuk menetapkan berapa banyak pajak setiap perusahaan harus membayar.

Kertas putih sering dokumen penelitian yang berwibawa laporan atau panduan tentang topik tertentu, atau yang membuat proposal baru mengenai isu industri. Tujuan dari kertas putih adalah untuk menunjukkan bahwa sebuah perusahaan akan memimpin jalan dalam industri dan dirancang untuk menunjukkan bahwa sebuah perusahaan adalah pakar dalam bidangnya. Ini adalah cara yang baik untuk menarik klien baru, terutama sebagai klien potensial dapat menemukan kertas putih perusahaan secara online di situs, ketika mereka sedang mencari organisasi yang dapat digunakan untuk melakukan bisnis, atau ketika mereka mencari produk dan layanan tertentu.

Kertas putih harus menunjukkan perusahaan pengetahuan dan kepercayaan dalam bidang pilihan, jadi seperti esai akademis, mereka harus teliti dan harus menunjukkan tingkat penelitian dan penggunaan sumber-sumber / referensi yang Anda temukan dalam esai akademis dan penelitian.

7.Siaran pers dan pernyataan
Siaran pers adalah potongan informasi bahwa sebuah perusahaan mengumumkan kepada media (koran, radio, televisi dan berita online, majalah dan internet situs berita).

* Semua jenis pengumuman yang dibuat menggunakan press release, seperti:
* Penunjukan Chief Executive baru
* The merger antara satu perusahaan dengan yang lain
* Peluncuran produk baru atau jasa
* Kemitraan bisnis baru
* The perolehan atau penutupan fasilitas produksi, seperti pabrik
* Penunjukan atau penumpangan-off tenaga kerja
* Baru kebijakan perusahaan

Ini hanya beberapa contoh dari banyak hal yang mengumumkan siaran pers. Ada banyak lagi.

Siaran pers harus menggabungkan ketepatan komunikasi formal dengan singkat dan dampaknya, karena mereka sering dikirim ke wartawan dan editor yang harus memutuskan apakah pengumuman cukup menarik dan relevan yang akan diterbitkan sebagai berita. Siaran pers adalah cara perusahaan membuat diri mereka lebih terlihat untuk umum dan kepada orang lain dalam industri mereka, karena jika mereka berhasil mendapatkan berita perusahaan diterbitkan, sejumlah besar orang akan membaca tentang mereka.

Pernyataan komentar lebih pendek dirilis oleh perusahaan untuk penggunaan wartawan. Mereka sering tanggapan baik dan berita buruk. Kadang-kadang perlu bagi perusahaan untuk menjelaskan kepada publik ketika sebuah isu telah terjadi dan bagaimana masalah telah dipecahkan. Hal ini dikenal sebagai krisis dan isu-isu manajemen. Seperti siaran pers, mereka harus tepat dan singkat.

Banyak perusahaan besar publisitas mereka sendiri atau hubungan masyarakat departemen, yang bertanggung jawab untuk jenis komunikasi, atau mereka menyewa perusahaan spesialis bekerja untuk mereka dengan cara ini. Beberapa perusahaan memiliki spesialis sebagai bagian dari divisi ini yang bertanggung jawab untuk hubungan investor.

8.Presentasi
Banyak organisasi bisnis secara teratur menggunakan presentasi. Presentasi menjelaskan subjek kepada orang lain, baik dalam perusahaan atau eksternal penonton.

Presentasi sering termasuk verbal dan informasi visual, seperti penjelasan dan grafik, gambar dan bahkan video.

Ada banyak alasan mengapa perusahaan menggunakan presentasi. Beberapa alasan utama adalah:

* Untuk menjual produk atau jasa kepada calon klien baru, mungkin sebagai respons terhadap RFP (request for proposal).
* Untuk menunjukkan hasil kerja perusahaan kepada klien
* Untuk menjelaskan sesuatu yang baru untuk klien atau staf

Presentasi ini dimaksudkan untuk ditampilkan dalam rapat, dan karena itu dirancang untuk menampilkan informasi dengan cara yang mudah untuk diingat. Sering kali ini berarti mengambil informasi rinci dan mengurangi kata-kata untuk menggambarkan unsur-unsur yang paling penting informasi tersebut. Ini adalah keterampilan khusus yang akan Anda pelajari nanti pada kursus.

9.Iklan dan materi pemasaran
Perusahaan perlu untuk menjelaskan kepada orang lain siapa mereka, apa yang mereka lakukan dan apa produk dan jasa yang mereka tawarkan. Mereka melakukan ini dengan menggunakan iklan dan materi pemasaran.

Iklan dan materi pemasaran adalah informasi yang dirancang bagi perusahaan untuk menunjukkan manfaat dari produk dan layanan itu. Mereka dapat mengambil banyak bentuk. Iklan tampil di televisi, di bioskop, di radio, di majalah dan surat kabar, online dan di papan besar di gedung dan di pinggir jalan. Menyerupai materi pemasaran iklan di bahwa mereka melakukan fungsi yang sama, tetapi mereka dapat ditargetkan untuk kelompok masyarakat tertentu.

Iklan dan materi pemasaran sering singkat, dan menggabungkan unsur verbal dan visual. Sering kali mereka hanya menyertakan paling mendasar dan informasi penting karena mereka dirancang untuk dapat dibaca dengan sangat cepat. Fungsi mereka adalah untuk menarik perhatian orang untuk sebuah perusahaan atau nama produk, sehingga mereka ingat dan memilih ketika mereka membutuhkan sesuatu yang ditawarkan perusahaan. Jadi misalnya, bila orang ingin minuman berkarbonasi, mereka akan ingat iklan-iklan mereka dilihat oleh Coca-Cola dan mereka dapat mencari untuk membeli produk, atau jika mereka sedang mempertimbangkan untuk membeli ponsel baru mereka mungkin berpikir dari Apple's iPhone, yang telah banyak diiklankan di seluruh dunia.

In a business environment, every time you speak or write, you must consider these factors. One of the first things you need to decide is the way you will communicate. You have a number of tools to choose from. Some of the main types are:
• Telephone or conference / video calling
• Memos and faxes
• Agenda
• Emails
• Letters
• Reports
• Presentations
• Advertising and marketing materials
Each of these is best used in different contexts. Let’s examine these choices.

Telephone or conference / video calling
Traditional telephone conversations are usually one-to-one. More often, these take place when a working relationship has already been established, so the tone of this communication can be slightly more informal or familiar. You will learn more about the differences between formal and informal modes of address later in this course.

There are exceptions of course. If you are calling a new client or business contact, somebody you are not familiar with or of if you “cold call” (which means calling somebody you do not know), then it is important to remain formal in your approach, and not be over-familiar.

Additionally, if you are participating in a conference or video call with more than one person, it is important to remain businesslike and formal. These situations often occur instead of a meeting, and should be treated with the same sense of formality as a meeting.

What is important to remember is that telephone, or conference and video calling takes place in real time. The exchange of information in these situations often requires confirmation or follow-up in the form of emails, faxes, contact reports / minutes or more formal letters and contracts. You will learn more about these as the course progresses.

Memos and faxes
Memos (an abbreviation for memoranda), are usually internal communications. This means that they are information for the staff of a company at which you work. They are normally short messages, informing staff about forthcoming meetings, new company policies, new appointments or new business that the company is involved in.

Similarly, faxes are a short form of communication either between different locations of one company or addressed to other organizations. They should take the form of an abbreviated letter. Increasingly, faxes are being superseded by emails.

Agenda and minutes / contact reports
Agenda and minutes, or contact reports are pieces of communication designed to prepare for and then record details of meetings and conference calls.

Agenda are intended to ensure that a meeting includes all the points that attendees wish to discuss, and to ensure that the necessary discussion points are addressed in the time scheduled for a meeting. Agenda include lists of people who are attending a meeting, what will be discussed, and who will be leading each point of discussion at the meeting. They are circulated in advance to the people who are invited to the meeting. Each of them can suggest subjects that they wish to add to an agenda, and the final version is then distributed to attendees so they know what they need to prepare for the meeting.

Minutes, or contact reports (another form of minutes), record the discussion that takes place in the meeting. Usually they follow the running-order of the agenda. They are an important tool for noting what has been discussed and agreed in a meeting, who is responsible for actions that arise as a result of these discussions and the deadlines for the actions that have been agreed.

There is no exact set format for agenda and minutes, but there are certain elements that must appear. You will learn more about how to write these documents in the coming weeks.

Emails
Emails can be the most challenging form of communication because they can be both formal and informal, for internal and external communication (within your company or addressed to people outside of your company.)

Some emails operate with the immediacy of phone calls, and provide short informal responses in brief exchanges of information. Others take the place of letters, contracts, press releases etc. and require formality, precision and careful drafting.

For each email that you write, you must know who will be reading it and you must decide how precise and formal it must be. This depends on the function of each individual email – what it is trying to communicate and to whom – as you will see in forthcoming units.

Letters and contracts
Letters and contracts are often the most formal means of business communication, and the most traditional.

Both are intended to state precisely the details of a business decision that has been made or the details of a business enquiry. For example, if a company decides to hire a new member of staff, the successful candidate will receive a letter that formally confirms the offer of a job, and it will explain briefly the job title, the roles and responsibilities of the job, the pay and benefits that the company will provide and the hours of work. Similarly, if a company decides to work with another company and use their services, a letter is used to confirm this.

A contract is a legal document that sets out this information in detail. By agreeing to the detail in a contract, individuals and companies agree to the terms and conditions in the contract and it acts as a confirmation of a working relationship, and how that relationship is intended to operate.

Letters can also be used as formal business invitations. A candidate for a vacant position may be formally invited to attend an interview, and a letter (sent either by post or by email) may be used to explain when and where the candidate should go, who they will be meeting and what they might be expected to do as part of the interview process. Similarly, companies send out invitations to other companies to tender for business, which means that a number of companies are invited to present a proposal providing their services. These are sometimes called RFPs, which is short for “Request for Proposal.”

Reports and white papers
Reports and white papers are the pieces of communication that most closely resemble academic communication.

Many companies are obliged to publish reports regularly (every three, six or twelve months) to show investors, stakeholders and the public how the company is performing. This can include financial information, information about mergers and acquisitions (which means whether a company has joined with another company – mergers, or what the company has bought – acquisitions – which could mean it has bought another company, or has bought a new factory, for example).

There are often strict rules about what reports must show and how they must show information. For example, government departments require precise details about a company’s expenditure and its earnings in order to establish how much tax each company must pay.

White papers are often research documents which are authoritative reports or guides about a particular subject, or which make new proposals about an industry issue. The purpose of a white paper is to show that a company leads the way in its industry and it is designed to demonstrate that a company is an expert in its field. It is a good way to attract new clients, particularly as potential clients can find white papers online at company websites, when they are searching for organizations with which to do business, or when they are searching for specific products and services.

White papers must demonstrate a company’s knowledge and credentials in its chosen field, so like academic essays, they must be thorough and must demonstrate a level of research and use of sources / references that you find in academic essays and research papers.

Press releases and statements
Press releases are pieces of information that a company announces to the media (newspapers, radio, television and online news, magazines and internet news sites).
• All kinds of announcements are made using press releases, such as:
• The appointment of a new Chief Executive
• The merger of one company with another
• The launch of a new product or service
• New business partnerships
• The acquisition or closure of production facilities, such as a factory
• The appointment or laying-off of a workforce
• New company policies
These are just a few examples of the many things that press releases announce. There are many more.

Press releases must combine the precision of formal communication with brevity and impact, because they are often sent to journalists and editors who must decide whether the announcement is sufficiently interesting and relevant to be published as a news story. Press releases are a way of companies making themselves more visible to the public and to other people in their industry, because if they succeed in getting the company’s news published, a large number of people will read about them.

Statements are shorter comments released by companies for the use of journalists. They are often responses to both good and bad news. Sometimes it is necessary for a company to clarify to the public when an issue has occurred and how a problem has been solved. This is known as crisis and issues management. Like press releases, they must be precise and brief.

Many large companies have their own publicity or public relations departments, which are responsible for these types of communication, or they hire specialist companies to work for them in this way. Some companies have specialists as part of these divisions who are responsible for investor relations.

Presentations
Many business organizations regularly use presentations. Presentations explain a subject to others, either within a company or to an external audience.

Presentations often include verbal and visual information, such as explanations and graphs, pictures and even video.

There are many reasons why companies use presentations. Some of the main reasons are:
• To sell its products or services to a potential new client, perhaps as a response to an RFP (request for proposal).
• To demonstrate the results of a company’s work to its client
• To explain something new to clients or staff
Presentations are intended to be shown in meetings, and are therefore designed to show information in a way that is easy to remember. Often this means taking detailed information and reducing the words to describe the most important elements of that information. This is a specific skill that you will learn later in the course.

Advertising and marketing materials
Companies need to explain to other people who they are, what they do and what products and services they offer. They do this by using advertising and marketing materials.

Advertising and marketing materials are pieces of information that are designed for the company to show the benefits of it products and services. They can take many forms. Advertisements appear on television, in the cinema, on the radio, in magazines and newspapers, online and on big boards on buildings and by the side of the road. Marketing materials resemble advertisements in that they perform the same function, but they can be targeted to specific groups of people.

Advertising and marketing materials are often brief, and combine verbal and visual elements. Often they include only the most basic and important information because they are designed to be read very quickly. Their function is to draw people’s attention to a company or product name, so that they remember it and choose it when they require something that the company offers. So for example, when people want a carbonated drink, they will remember the advertisements they have seen by Coca-Cola and they may seek to buy that product, or if they are considering buying a new mobile phone they may think of Apple’s iPhone, which has been heavily advertised across the world.
Additional Reading
________________________________________
Business involves the interaction of many different functions, and companies contain people and departments (or divisions) that do different jobs in order to allow each business to operate.

Click on the following link:
http://www.englishclub.com/business-english/vocabulary_company.htm

Note and learn the definitions of the words listed. They will help you understand the correct English for different company functions and the role of these different functions.

There are many different kinds of business, from agricultural to industrial, from medical and scientific to creative, and many more. Each has their own specialist vocabulary that you will learn when you enter specific jobs and industries. The words in this list are those that are relevant to most businesses.